Hierzu empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:

1. Informationsbeschaffung: Zuerst sollten Sie sich möglichst umfassend über das Trainee-Rotationsprogramm auf unserer Website informieren. Detailliertere Informationen können Sie dem Handbuch zum Trainee-Rotationsprogramm entnehmen. Darüber hinaus können Sie sich auch gerne an die Ansprechpersonen der AÖGW wenden. Das Handbuch und die Ansprechpersonen finden Sie auf der Website.
2. Kontaktaufnahme: Treten Sie mit der Institution, die Sie als Kooperationspartner:in in Betracht ziehen, in Kontakt und tauschen Sie sich über Möglichkeiten aus, wie das Trainee-Rotationsprogramm gemeinsam realisiert werden kann. Gerne unterstützen wir hierbei auch und kommen zu einem ersten Austauschtermin dazu, um das Modell und die zugehörigen Vorbereitungsschritte vorzustellen.
3. Ausschreibung: Schreiben Sie die Möglichkeit der Teilnahme als Mentor:in und Trainee über für Sie geeignete interne Kommunikationswege aus.
4. Rekrutierung: Wählen Sie passende Personen für die Rollen des/der Mentor:in und der/dem Trainee aus. Beachten Sie dabei die hier im Handbuch gelisteten Voraussetzungen für die jeweiligen Rollen.
5. Anmeldung: Melden Sie die Trainee-Rotation bei der AÖGW an, um weitere Schritte gemeinsam einzuleiten.
    

Zu Beginn kann es kurzzeitig zur personellen Engpässen kommen, da Trainees zu Beginn ihrer Rotation mit den Aufgaben der jeweiligen Institution noch nicht vertraut sind und die eingesetzte Person daher nicht eins zu eins ersetzen können. Langfristig bietet die Teilnahme jedoch klare Vorteile: Die Trainees erweitern ihr Kompetenzprofil, was nach ihrer Rückkehr der eigenen Institution zugutekommt. 
Zudem fördert das Programm den Wissenstransfer und stärkt die Zusammenarbeit zwischen den Institutionen. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch in Kapitel 2. "Welchen Mehrwert bietet das Trainee-Rotationsprogramm?"

Bei der Aufgaben- und Umsetzungsplanung ist zu berücksichtigen, dass alle Trainees das zur Teilnahme angeforderte Qualifikationsprofil erfüllen. Nähere Infos zum Qualifikationsprofil finden Sie unter Rolle und Profil der Trainees .
 

Das Trainee-Rotationsprogramm ist flexibel gestaltet und weder thematisch noch bereichsspezifisch festgelegt. Grundsätzlich können alle Abteilungen oder Bereiche einer Institution teilnehmen, sofern die Rahmenbedingungen erfüllt sind. Entscheidend ist, dass:

• Ansprechpersonen in der Abteilung verfügbar sind, die die Trainees betreuen und unterstützen können.
• Ein Bedarf an Wissenstransfer und Kompetenzentwicklung besteht, von dem sowohl die Abteilung als auch die Trainees profitieren.

Damit das Programm erfolgreich umgesetzt werden kann, sollte vorab geklärt werden, ob und wie der Einsatz der Trainees den Arbeitsalltag der Abteilung sinnvoll ergänzt.
 

Die AÖGW übernimmt eine zentrale Rolle in der Unterstützung und Koordination des Trainee-Rotationsprogramms. Folgende Unterstützungsangebote stehen teilnehmenden Institutionen zur Verfügung:

• Beratung und Begleitung: Die AÖGW steht Ihnen als Ansprechpartnerin zur Seite und unterstützt sowohl die teilnehmenden Institutionen (Gesundheitsämter und Hochschulen) als auch die Trainees und Mentor:innen.
• Vorbereitende Schulungen: Trainees und Mentor:innen werden durch gezielte Schulungen auf ihre Rollen und Aufgaben vorbereitet.
• Fortbildungsreihe „Wissenstransfer im ÖGD“: Die AÖGW organisiert und führt eine mehrtägige Fortbildungsreihe durch, in der relevante Kopetenzen zum Wissenstransfer im Öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD) vermittelt werden. Die Fortbildungsreihe wird jährlich wiederholt. Weitere Informationen erhalten Sie auf der Website.
• Bereitstellung von Materialien: Alle notwendigen Arbeitsmaterialien, wie das Handbuch und das Logbuch, werden zur Verfügung gestellt.
• Zertifikatsvergabe: Nach erfolgreicher Teilnahme erhalten Trainees und mentor:innen ein Zertifikat, das ihre erworbenen Kompetenzen dokumentiert.

Weitere Informationen zur Rolle und den Angeboten der AÖGW finden Sie im Handbuch.
 

Für die teilnehmenden Institutionen entstehen durch die beidseitige Personalrotation keine direkten finanziellen Zusatzkosten. Es fallen die üblichen Personalkosten für die teilnehmenden Trainees und Mentor:innen an. Zur Sicherstellung einer qualifizierten Betreuung der Trainees können zusätzliche Aufgaben für Mentor:innen anfallen. Eine teilweise Freistellung von den regulären Tätigkeiten oder eine team- bzw. abteilungsübergreifende Aufgabenverteilung kann hierbei sinnvoll sein.

Eine vorausschauende Planung der Personalkapazitäten hilft, den Aufwand für die beteiligten Abteilungen zu minimieren.
 

Ja, es liegen bereits Erfahrungen aus der ersten Pilotierung des Trainee-Rotationsprogramms vor. Ehemalige Trainees und Mentor:innen haben ihre Eindrücke und Erfahrungen in kurzen Statements auf der Website geteilt.

Darüber hinaus sind weitere Erfahrungsberichte in den folgenden Publikationen verfügbar:

• Artikel in der ASU-Zeitschrift (Ausgabe 12-2023): „Öffentlicher Gesundheitsdienst – Wissenstransferprozesse auf kommunaler Ebene koordinieren.“ Zum Artikel
• Artikel im „Blickpunkt“ der AÖGW (Ausgabe 04/2023): Zum Artikel

Für einen persönlichen Erfahrungsaustausch können Sie sich gerne direkt an die folgenden Ansprechpersonen wenden:

• Erfahrungen der Mentor:innen: Laura Arnold
• Erfahrungen der Trainees: Simon Bimczok
   

Sollten während der Umsetzung des Trainee-Rotationsprogramms ungeplante Herausforderungen oder Probleme auftreten, stehen Ihnen die Kontaktpersonen der AÖGW unterstützdend zur Verfügung. Sie können sich jederzeit an folgende Mailadresse wenden: evidenzoegd(at)akademie-oegw.de

Gemeinsam wird nach einer passgenauen Lösung gesucht, um den reibungslosen Ablauf des Programms sicherzustellen.
 

Die Rekrutierung der Trainees liegt in der Verantwortung der teilnehmenden Institutionen und ist bewusst flexibel gestaltet, um den unterschiedlichen Gegebenheiten in Kommunen und Hochschulen gerecht zu werden. Denkbar wären beispielsweise, die Qualifizierungsmöglichkeit in Stellenanzeigen zu integrieren, sie intern auszuschreiben oder geeignete Personen direkt anzusprechen. Die Rekrutierung kann sowohl intern in der eigenen Institution, als auch extern über ein Ausschreibungsverfahren erfolgen. 

Die Auswahl der Trainees sollte auf Basis der im Handbuch vorgeschlagenen Kriterien erfolgen (Abschnitt “Das Mentoring”). Beide Institutionen sollten sich im Kooperationsvertrag dazu verpflichten, Chancengleichheit zu gewährleisten und Diskriminierung in jeglicher Form zu vermeiden. Die Auswahlkriterien sollten während des Prozesses transparent kommuniziert werden.
 

Nach erfolgreichem Abschluss des Trainee-Rotationsprogramms verfügen die teilnehmenden Trainees über ein fundiertes Kompetenzprofil, das sie für vielfältige Tätigkeiten an der Schnittstelle von Wissenschaft und Praxis im Öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD) qualifiziert. Die im Rahmen des Programms erworbenen Fähigkeiten und das ausgestellte Zertifikat eröffnen vielfältige berufliche Perspektiven:

• Stärkung der evidenzbasierten Praxis im ÖGD: Trainees sind befähigt, evidenzbasierte Methoden in (kommunalen) Gesundheitsämtern zu implementieren und somit die Qualität und Effektivität gezielter Maßnahmen zu erhöhen.
• Förderung des Wissenstransfers: Durch ihre Erfahrungen in beiden Institutionstypen – Gesundheitsämtern und Hochschulen – können Trainees als Brückenbauer:innen fungieren und den bidirektionalen Wissenstransfer zwischen Theorie und Praxis nachhaltig gestalten.
• Arbeit an der Schnittstelle Wissenschaft–Praxis: Die Trainees sind in der Lage, praxisrelevante Forschungsfragen zu identifizieren und in Kooperation mit wissenschaftlichen Einrichtungen zu bearbeiten, wodurch neue Forschungsfelder erschlossen und bestehende weiterentwickelt werden können.
• Karriereentwicklung im Öffentlichen Gesundheitswesen: Das Zertifikat dient als Nachweis über die erworbenen Kompetenzen und kann die berufliche Weiterentwicklung abteilungsübergreifend in zentralen Bereichen wie Gesundheitsplanung, Projektmanagement, Wissensmanagement und Netzwerkkoordination fördern.
• Mitgestaltung von Veränderungsprozessen: Die im Programm vermittelten Kenntnisse im Bereich Change Management befähigen die Trainees, aktiv an der Gestaltung und Umsetzung von Veränderungsprozessen innerhalb des ÖGD mitzuwirken.

Das Programm legt besonderen Wert auf die Entwicklung von Kompetenzen in sechs zentralen Tätigkeitsfeldern: Netzwerk- und Gremienarbeit, Wissensmanagement, Wissenskommunikation, Projektmanagement, Capacity Building & Change Management sowie die Verstetigung von Wissenstransferprozessen.

Diese umfassende Qualifikation positioniert die Trainees als wertvolle Fachkräfte, die einen bedeutenden Beitrag zur Weiterentwicklung und Modernisierung des ÖGD leisten können.
 

Sollte ein:e Mentor:in während der Rotation aus dem Programm ausfallen, muss zeitnah eine geegnete Vertretung benannt werden. Diese Person übernimmt interimistisch die Mentor:innenrolle, um die kontinuierliche Betreuung der Trainees sicherzustellen. Falls eine sofortige Ersatzbesetzung nicht möglich ist, sollten die Mentoring-Aufgaben vorübergehend auf andere qualifizierte Mitarbeitende innerhalb der Institution verteilt werden.

Die AÖGW steht unterstützend zur Seite, um gemeinsam mit der Institution eine passende Lösung zu finden. Bei Fragen oder Unterstützungsbedarf wenden Sie sich bitte an evidenzoegd(at)akademie-oegw.de.

Weitere Informationen zur Rolle der Mentor:innen und zu Vertretungsregelungen finden Sie im Handbuch unter dem Abschnitt „Das Mentoring“.
 

Sollte ein:e Trainee während der Rotation aus dem Programm ausfallen, sind mehrere Ebenen zu berücksichtigen. Zum einen muss geklärt werden, wie die kooperierenden Institutionen weiter zusammenarbeiten können. Zum anderen muss geklärt werden, ob und wie das Trainee-Forschungsprojekt weiter fortgeführt werden kann. Hierfür ist zu prüfen, ob das Forschungsprojekt von einem/einer anderen Trainee übernommen werden kann oder ob der/die verbleibende Trainee das Projekt mit Unterstützung der Mentor:innen und weiterer Mitarbeitender fortsetzen kann. 

Der/die verbleibende Trainee sollte die Möglichkeit erhalten, die festgelegten Lernziele weiterhin zu erreichen, um das Programm erfolgreich abzuschließen und das Zertifikat zu erhalten. 

Bei Fragen oder Unsicherheiten können sich die beteiligten Institutionen an die AÖGW wenden, um eine passende Lösung zu finden.
 

Sollte kein:e passende:r Kooperationspartner:in gefunden werden, wenden Sie sich gern an die Ansprechpersonen der AÖGW. Die AÖGW unterstützt Sie dabei, potenzielle Partner:innen zu identifizieren und zu vernetzen. Weitere Möglichkeiten zu Identifikation möglicher Kooperationspartner:innen besteht in der Teilnahme an ÖGD-relevanten Kongressen, Fachforen oder Tagungen.
 

Eine Teilnahme am Trainee-Rotationsmodell ist nur möglich, wenn ein:e geeignete:r Kooperationspartner:in für die Rotation gefunden wird. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie sich an die AÖGW wenden, die Ihnen bei der Vernetzung mit potenziellen Partner:innen hilft. In vielen Fällen können individuelle Lösungen gefunden werden.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, an der Fortbildungsreihe der AÖGW teilzunehmen, die thematisch mit dem Programm verbunden ist.
 

Der für die Teilnahme am Trainee-Rotationsprogramm empfohlene Rotationszeitraum beträgt zwölf Monate, und der empfohlene Stellenanteil liegt bei 50 Prozent des jeweiligen Vollzeitäquivalents. Dennoch haben die kooperierenden Institutionen die Möglichkeit, die genaue Ausgestaltung individuell festzulegen, sodass Rotationszeitraum und Beschäftigungsumfang vor Beginn der Rotation an die jeweiligen Rahmenbedingungen angepasst werden können.
 

Der Einstieg in die Trainee-Rotation beginnt mit einem Einführungsgespräch zwischen Trainee und Mentor:in. Dieses Gespräch dient der Klärung organisatorischer Fragen und der Vorbereitung auf die Trainee-Phase. Es erfolgt auf Basis eines Gesprächsleitfadens, der im Logbuch enthalten ist und eine strukturierte Durchführung sicherstellt. Während des Gesprächs werden alle relevanten Formalitäten besprochen, Verantwortlichkeiten geklärt und der Onboarding-Prozess abgestimmt. Sobald das Einführungsgespräch abgeschlossen ist, beginnt der/die Trainee mit der Bearbeitung der vereinbarten Lernziele.

Alle Trainees erfüllen ein klar definiertes Qualifikationsprofil, das sicherstellt, dass sie über die notwendigen Grundlagen und Kompetenzen für ihre Einsätze verfügen. Bei der Planung der Aufgaben und der Umsetzung sollten Institutionen dieses Profil berücksichtigen.

Weitere Details zum Qualifikationsprofil finden Sie im Abschnitt ""Das Mentoring“ im Handbuch.
 

Nein, theoretisch ist es auch denkbar mit mehreren Trainees einer Institution gleichzeitig in die Trainee-Rotation zu starten. Es sollte sichergestellt werden, dass für jeden Trainee ein:e passende:r Traineepartner:in an der Partnerinstitution gefunden wird.

Eine Teilnahme außerdeutscher Einrichtungen ist grundsätzlich ausgeschlossen, da das Programm speziell auf das deutsche öffentliche Gesundheitssystem zugeschnitten ist. Eine Einbindung ausländischer universitärer Partner wäre in Einzelfällen denkbar, müsste aber im Vorfeld geprüft werden.

Es gibt keinen festen Stichtag. Jede Institution kann mit der Rotation starten, sobald ihre internen Rahmenbedingungen (Mentor:in, Finanzierung etc.) stehen. Entscheidend ist allein, dass bis zum Abschluss alle Zertifikats‑Voraussetzungen erfüllt sind.

Ja. Das Programm ist grundsätzlich auf 50% Vollzeitäquivalent (VZÄ) ausgelegt.

• ≤ 50%VZÄ: möglich, muss aber im Einzelfall geprüft werden; i. d. R. verlängert sich dann die Rotationslaufzeit entsprechend, damit das volle Lernstunden‑Äquivalent erreicht wird.
• > 50% VZÄ: der darüberhinausgehende Beschäftigungsanteil bleibt für die ursprünglichen Aufgaben der Trainee‑Person reserviert und zählt nicht zum Programmumfang.