Mit Datenkrake, Terminplan und viel Herzblut
Knapp 20 Tools haben es bereits durch den PDT-Bewertungsprozess geschafft – ein Ergebnis, das ohne sie nicht möglich wäre: Rosa Zimmermann, Projektassistenz, Organisationstalent und „Mädchen für alles“. Gemeinsam mit Andrea Freitag und Holger Wallraven hält sie den komplexen Ablauf im Projektbüro Digitale Tools (PDT) am Laufen. Eine Geschichte über Excel-Listen, Teamwork und die Gründe, warum das PDT so wichtig ist.
Wenn Rosa Zimmermann am Dienstag das Webex-Meeting für die Beiratssitzung eröffnet, ist es etwa 13:40 Uhr. Begrüßung, Technik-Check und noch ein kurzer Plausch. In wenigen Minuten werden die ehrenamtlichen Mitglieder des Technischen oder Fachlichen Beirats ein neues Softwareprodukt kennenlernen, das vielleicht bald den Arbeitsalltag in den Gesundheitsämtern erleichtern wird.
Sie selbst nennt sich „Mädchen für alles“, auch wenn das ihre Arbeit nur unzureichend beschreibt. Denn gemeinsam mit Andrea Freitag und Holger Wallraven sorgt sie Woche für Woche dafür, dass hinter den Kulissen alles läuft. „Wir haben ein Kanban-Board, um den Überblick zu behalten, und eine große Excel-Tabelle, die ich liebevoll ‚Datenkrake‘ nenne“, erzählt sie und lacht. Diese Master-Tabelle weiß alles: Wer Beiratsmitglied ist, wer an welcher Sitzung teilgenommen hat, in welcher Phase sich welches Tool befindet – bis hin zu jeder abgegebenen Bewertung. Seit über drei Jahren prüft das PDT vorgestellte Tools, um gegebenenfalls eine Empfehlung für den Einsatz im Öffentlichen Gesundheitsdienst auszusprechen.
In vier Phasen zur Empfehlung
Der Ablauf des Bewertungsverfahrens ist präzise, fast wie ein Uhrwerk. Sobald eine Software über die Projektwebsite p-dt.org eingereicht wird, lädt Rosa Zimmermann die Unterlagen herunter und speichert sie an zwei Orten ab: im Intranet der Akademie und in einer Cloud, zu der auch der Anbieter Zugang hat. Danach schauen sich mindestens zwei Kolleg:innen die Unterlagen an: Sind die Informationen vollständig? Verständlich? Wurden alle Fragen beantwortet? Wenn mindestens 75 % der möglichen Punkte erreicht sind, geht’s weiter – andernfalls hakt Rosa Zimmermann nach.
Hat ein Anbieter bestanden, lädt sie zu Präsentationsterminen ein: in den Fachlichen Beirat und in den Technischen Beirat. Sie finden jeweils alle vier Wochen statt. Vor jeder Präsentation vereinbart sie außerdem einen Vorabtermin. Dort erklärt sie die Technik und beantwortet letzte Fragen.
Um im Prozess weiterzukommen, ist als Nächstes eine Pilotierung im Gesundheitsamt nötig. Ist das geschafft, wertet Rosa Zimmermann die Pilotierungsberichte aus und bereitet sie auf. Jetzt steht die finale Bewertung an – die letzte Phase beginnt. „Ich schicke die Mail raus, Holger Wallraven startet die Umfrage.“ Die Beiratsmitglieder haben dann in der Regel zwei Wochen Zeit, über ein Online-Umfragetool ihre Bewertung abzugeben. Im Schnitt kommen zwischen 10 und 15 Bewertungen vom Technischen Beirat und 20 bis 25 Bewertungen des Fachlichen Beirats zusammen.
Tools, die alle Phasen erfolgreich durchlaufen haben, kommen auf das Empfehlungsverzeichnis des PDT. Sie werden auf der Projektwebsite vorgestellt und über die Kommunikationskanäle der AÖGW veröffentlicht.
Ein Prozess, der wirkt
Warum das PDT wichtig ist? „Weil es die Arbeit in den Gesundheitsämtern leichter und schneller macht. Jedes von uns empfohlene Tool ist hilfreich, Faxgeräte sind keine Lösung“, sagt sie. Die Bandbreite der eingereichten Tools reicht vom KI-Assistenten über eine Spracherkennungslösung bis hin zur elektronischen Todesbescheinigung.
Es gibt aber auch Bereiche, bei denen man sich überhaupt nicht vorstellen kann, dass sie digitalisiert werden können – wie Urinkontrollen beim Drogenscreening. Aber es geht. Die manipulationssichere digitale Urinkontrolle befindet sich aktuell im Bewertungsprozess.
Rosa Zimmermann liebt ihren Job, das merkt man in jedem Satz. „Ich arbeite jeden Tag gerne – außer wenn ich krank bin.“ Und das liegt nicht nur an der Struktur, sondern auch am Team: „Es funktioniert nur mit dem gesamten Team und dazu gehören auch die Beiratsmitglieder. Alle stecken ihr Herzblut da rein“.
Das PDT ist Teil des Drittmittelprojekts „Bedarfsorientierte Unterstützung und Qualifizierung für digitale Transformationsprozesse im Öffentlichen Gesundheitsdienst“ (BUDDI) und wird bis zum 31. März 2026 von der Europäischen Union NextGenerationEU finanziert. Die Mitglieder des PDT-Teams in der Akademie und rund 100 Beiratsmitglieder hoffen, dass sie ihre wichtige Arbeit fortsetzen können. Es fehlt nur die Finanzierung …
